Sua cooperativa já teve problemas de entrega de produtos para um edital PAA/PNAE? Esqueceu de registrar produtos que estavam no edital? O contratante solicitou produtos que não estavam no edital e agora não quer pagar?
Esses desafios são muito comuns em cooperativas onde o controle de entrega dos produtos e consequentemente de estoque não esteja organizado. No entanto, controlar as entregas, pode ser uma tarefa simples, mas sem ferramentas, certamente haverão inconsistências.
Mesmo uma simples planilha pode ajudar bastante no processo de gerenciar os produtos que devem ser entregues, que faltam entregar e outros produtos emergentes que são solicitados sem estar vinculados ao edital do PAA/PNAE.
O que é a planilha de controle de entregas afinal?
A planilha de controle de entregas é um documento feito em Google Planilhas (e que pode ser aberto no Microsoft Excel), onde registram-se os produtos de um edital PAA/PNAE que a cooperativa deva entregar durante o período de duração do mesmo.
Esta planilha pode ser impressa para anotações na entrega que depois deverão ser alimentadas eletronicamente na própria planilha para que as entregas estejam sempre atualizadas.
A planilha contém os dados básicos do contratante, tais como o nome, CNPJ, endereço e contato. Você pode cadastrar os produtos na planilha, definindo a quantidade que deve ser entregue, a quantidade já entregue e consequentemente a planilha calculará a quantidade a entregar.
Também existem campos para definir o valor unitário de cada produto, que no caso será o definido no edital do PAA/PNAE, e baseado na quantidade já entregue, calcula automaticamente os recebíveis.
Porque é importante esse controle?
Reforçando o que foi falado anteriormente, esse controle é imprescindível para que a cooperativa consiga controlar os produtos que devem ser entregues, ou seja, que o edital exige, suas quantidades e o valor de cada produto.
Em alguns casos, é comum que o contratante solicite produtos que não estão presentes no edital. Isso geralmente causa desentendimentos entre o contratante e a cooperativa quando do acerto dos produtos entregues.
Outros problemas podem ser a divergência do valor de cada produto, definido no edital, e do praticado nas entregas, onde é normal que o valor de um produto possa eventualmente subir durante o período do contrato.
O objetivo desta planilha, então, é fornecer um controle do que deve ser entregue, do que já foi entregue, do que falta entregar, e do valor unitário do produto.
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Esta planilha é indicada para as cooperativas que participam de editais de PAA, PNAE e outros programas governamentais de distribuição de alimentos.
Mas nada impede de ser utilizada também como um controle de entregas para um cliente fixo, tais como supermercados e outros estabelecimentos que compram corriqueiramente da cooperativa.
Quando é hora de ter um controle mais robusto?
Embora a planilha ofereça um mínimo de controle que a cooperativa deva ter na entrega dos produtos, à medida que a cooperativa cresce, outras estratégias devem ser adotadas.
Veja abaixo alguns sintomas para adoção de controles mais avançados:
- Leva muito tempo: se está demorando demais para montar a planilha e realizar o controle dos produtos, este é um fator importante que precisa-se melhorar a eficiência;
- Poucos recursos operacionais: com poucas pessoas, fica difícil controlar e garantir que todos os produtos estejam sendo entregues conforme o edital define. E quanto mais tempo levar para utilizar a planilha, menos tempo se tem para outras atividades importantes.
- Propenso a erros: a planilha, por mais que possa ser de um auxílio eficaz no início, não possui nenhum sistema de identificação e validação, permitindo que erros operacionais apareçam.
- Eficiência: quanto mais tempo se despende na operacionalização do processo de entrega, menos tempo estará disponível para outras atividades tão ou mais importantes para a cooperativa.
Como ir além da planilha então?
A atividade de migração de uma planilha para um sistema de gestão, como um todo, é uma atividade propensa a perda de dados. No entanto, se a planilha estiver organizada e alimentada com dados atuais dos processos de entrega, essa atividade fica muito mais simples.
A medida que a cooperativa cresce e possui uma movimentação grande de produtos para entrega, o controle precisa ser mais preciso. Uma planilha, nesse caso, além de ser um processo demorado, é também propenso a erros operacionais.
Nesse caso, você pode gerenciar as entregas, o estoque, produtos, documentos fiscais e muito mais com o CooperaSIS. Uma plataforma 100% online e construída para atender cooperativas iguais a sua.
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